초보자를 위한 구글 드라이브 공유 및 권한 설정 총정리
클라우드 저장소의 대명사인 구글 드라이브는 단순한 파일 보관을 넘어, 여러 사람과 문서를 공동으로 편집하고 자료를 주고받는 협업 도구로서 탁월한 성능을 발휘합니다. 하지만 공유 설정을 잘못하면 중요한 데이터가 외부에 노출되거나, 반대로 상대방이 파일을 열어보지 못해 업무가 지연되는 난처한 상황이 발생하기도 합니다. 오늘은 구글 드라이브를 처음 접하는 분들도 실수 없이 파일을 공유할 수 있도록 권한 설정의 모든 것을 정리해 드립니다.
구글 드라이브 공유의 기본 개념 이해하기
구글 드라이브에서 파일을 공유할 때는 크게 두 가지 방식을 선택할 수 있습니다. 특정 사람의 이메일 주소를 입력하여 초대하는 방식과, 고유한 링크를 생성하여 불특정 다수에게 배포하는 방식입니다. 어떤 방식을 선택하든 가장 핵심이 되는 것은 '사용자에게 어떤 권한을 부여할 것인가'입니다.
- 뷰어(Viewer): 파일을 볼 수만 있으며, 내용을 수정하거나 댓글을 달 수 없습니다. 정보 전달용으로 적합합니다.
- 댓글 작성자(Commenter): 내용은 수정할 수 없지만, 파일 측면에 의견(댓글)을 남길 수 있습니다. 검토가 필요한 문서에 유용합니다.
- 편집자(Editor): 파일의 내용을 직접 수정하고, 다른 사람과 공유 설정을 변경하거나 삭제할 수도 있는 가장 강력한 권한입니다.
파일 및 폴더 공유하는 단계별 방법
개별 파일뿐만 아니라 폴더 전체를 공유할 수도 있습니다. 폴더를 공유하면 그 안에 담긴 모든 파일에 동일한 권한 설정이 적용되므로 대규모 프로젝트를 진행할 때 매우 효율적입니다.
- 공유를 원하는 파일이나 폴더 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다.
- 메뉴에서 공유 또는 링크 복사 아이콘을 선택합니다.
- 사용자 및 그룹 추가 창에 상대방의 이메일 주소를 입력하고 권한(뷰어, 댓글 작성자, 편집자)을 설정한 뒤 '전송'을 누릅니다.
- 이메일 주소를 모를 경우, 하단의 일반 액세스 설정을 '제한됨'에서 '링크가 있는 모든 사용자'로 변경한 후 링크를 복사하여 전달합니다.
보안을 위한 고급 권한 설정 팁
중요한 문서를 공유할 때는 권한 부여 이후의 상황도 고려해야 합니다. 구글 드라이브는 편집자가 공유 권한을 마음대로 바꾸거나, 뷰어가 파일을 다운로드하는 것을 막는 세부 옵션을 제공합니다.
공유 창 오른쪽 상단의 설정(톱니바퀴 모양) 아이콘을 클릭하면 다음과 같은 옵션을 관리할 수 있습니다.
- 편집자가 권한을 변경하고 공유할 수 있음: 이 체크박스를 해제하면 소유자 외에는 아무도 새로운 공유 상대를 추가할 수 없습니다.
- 뷰어 및 댓글 작성자에게 다운로드, 인쇄, 복사 옵션 표시: 이 설정을 끄면 상대방이 문서를 자신의 PC로 소장하거나 복사하는 행위를 차단할 수 있습니다.
공유 시 주의해야 할 흔한 실수와 사실
가장 흔한 실수는 '일반 액세스' 설정을 '제한됨'으로 둔 채 링크만 복사해서 보내는 것입니다. 이 경우 상대방이 링크를 클릭해도 '액세스 권한 필요' 메시지만 보게 됩니다. 링크를 받은 누구나 바로 파일을 보게 하려면 반드시 액세스 권한을 '링크가 있는 모든 사용자'로 변경했는지 확인해야 합니다.
또한, 많은 분이 오해하는 부분 중 하나가 용량 문제입니다. 공유받은 파일은 내 구글 드라이브 용량을 차지하지 않습니다. 파일의 용량은 오직 '소유자'의 저장 공간에서만 차감됩니다. 따라서 대용량 파일을 공유받더라도 본인의 계정 용량이 부족해질 걱정은 하지 않아도 됩니다.
공유 종료 및 권한 회수 방법
협업이 끝났다면 부여했던 권한을 회수하는 것이 보안상 안전합니다. 공유 설정 창에서 권한을 가진 사용자 목록 옆의 드롭다운 메뉴를 클릭하고 액세스 권한 삭제를 선택하면 즉시 공유가 중단됩니다. 만약 '링크가 있는 모든 사용자'로 설정했다면 다시 '제한됨'으로 돌려놓기만 하면 됩니다.